APSへの参加メモ

 American Physical Society (APS)で発表するための備忘録。

あくまでも無責任・無保証。

情報集め

 まず、APSのサイト(http://www.aps.org)へと 向かう。通常参加するのはMarch Meeting。場所や期間などを確認する。 参加することを決めたら、まずは講演の申し込み。 なお、二つ以上講演を申し込むと、二つ目からはsupplementary talk(補欠講演)か ポスターセッションにされてしまう可能性が高い。補欠講演はそのセッションで誰かが休んだときに話すことができる 講演で、話すためにはずっとそのセッションにはり付いていなければならず面倒。 なので、二つ以上申し込む場合は正規講演にしたいTalkを先に登録すると良い。


講演登録

 講演登録の仕方。http://abs.aps.orgに行って、 Start Abstract Submissionを選び、あとは以下のステップに従う。 あらかじめタイトルやアブストラクト(LaTeX形式)を用意しておくこと。

  1. Step 1 以上をチェックしたら Proceedを押す。
  2. Step 2: Author Information 全部埋めたら Proceedを押す。
  3. Step 3: Abstract Information 全部埋めたらPreview。
  4. Step 4: Preview - Abstract Submission

    ここで Preview Abstract Layoutを選ぶと LaTeXをコンパイルした形で abstractを見ることができるので、Submitするまえにチェック。 ちゃんと見えたら Submitを押せば、確認のメールが来る。


参加登録

 参加登録の仕方。 APSのMarch Meetingのページの「Registration」から 「On-line registration」を選ぶ。 ここでMember ID (8桁の数字)とLast Nameでログイン。 過去に登録したことがなければ、「Click Here If You Are New to APS」を選び、 必要事項を記入の上submitするとメールでIDが送られてくる。 このとき、過去に登録してあれば、確認画面がでる。 そのときは「This is me」を選ぶ。

  1. STEP 1: Tell Us Who You Are
  2. STEP 2: Tell Us How To Contact You
  3. STEP 3: Select Primary Registration
  4. STEP 4: Enter Payment Information
  5. STEP 5: Your Registration has been completed!
Your Registration has been Completed! という画面がでたらそれを印刷して会場まで持っていく。 手違いがあった場合の領収書になる。 もしこの紙を忘れると当日再登録になるうえに、一番高い料金となってしまう。 念のため Request Mailed Confirmationも押しておこう。


飛行機の予約

 飛行機は旅行代理店に頼むことになる。 名古屋大学の場合は、生協に頼んだ方が安かった気がする。 航空券を予約する際、アメリカで泊まるホテルの名前や住所が必要となるので用意しておく。 複数のホテルに泊まる場合は、最初に滞在するホテルの情報のみでOK。 また、パスポートのコピーが必要になる場合もある。 名古屋から出る場合、ほとんどの場合において直行便は無いので、 どこかでtransitが必要になる。荷物を受け取るのか、受け取るならどこで受け取るかを 事前に確認しておく。


ホテルの予約

 一番簡単なのは、APSのMarch Meetingのサイトの「Housing」というメニューに書いてあるホテルを予約することだ。 オンラインから予約検索が可能。 一般的に予約するより高いが、ホテルから直接会場まで行くシャトルバスなどが あって便利である。しかし、締め切りが早いのと、予約が殺到するために 急いで予約する必要がある。2008年の1月中旬には満杯となるホテルが出ていたため、 遅くとも1月の上旬には予約すること。

 で、予約できなかった場合や、もう少し安く泊まりたい場合はHISのページから 海外ホテルの予約をすると便利だ。世界のホテルを クリックすると、海外ホテルオンライン予約、というところがあるので、そこを選ぶ。 あとは、条件を入力していけば、望みのホテルの一覧が出る。 クレジットカードがあれば、その場で予約が可能だ。 この場合は地図が出ないためにホテルが場所がわかりにくい。そこで、yahooで 住所から地図を表示する。アメリカの地図を表示するには、 http://www.yahoo.com/の、mapsを選ぶ。 そこのaddressに住所を入力すれば、詳しい地図が出る。 それと、APSが提供する会場の地図と付き合わせればホテルの位置が確認できる。 google map (アメリカ版)を利用しても良い。 海外は地下鉄などの交通機関が無いことが多いので、なるべく近くにとるか、 シャトルバスを提供しているホテルの近くに取るとよいだろう。

 会場から近いホテルは全部APSがおさえてしまっているため、 できればAPSの用意したホテルに泊まりたい。僕は個人的に適当な場所を 探して泊まったら、安いことは安かったが会場から非常に遠く、すごく不便だった。


当日の登録

 APSの会場にはバッジが無いと入れない。バッジは当日もらう。 すでにお金を支払ってあれば、Pre-Registered Fully Paidというブースがあるので そこに並ぶ。「A」「B-C」など、Last NameのInitialによってブースが分かれているので、 自分の名前のところ(たとえばWatanabeなら「W」のところ)に並び、 自分の番が来たら印刷しておいたOrder Summaryのコピーを見せればOK。 バッジとストラップ、概要集などがもらえる。 もし登録してなかったり、登録したがお金を払っていなかった場合は On-site registrationの長い列に並ぶこと。


発表

 あとは発表するだけ。がんばってください。 基本的にプロジェクター推奨だが、OHPもある。 前の発表者が質疑に入ったタイミングで前に出て行き、マシンをつなげるのが良い。 D-SUB入力が二つ以上あって切り替えられるようになっているはずなので、 前の発表者が使っていないほうの入力をつなげる。 マシントラブルにより写らないことがかなりあるので、 プロジェクターとマシンの相性をチェックする部屋で チェックしておくと良い。またUSBにデータを入れておくと、 直前か次の人のマシンで発表させてもらえるように頼むことができる。

 Oral発表は質疑込み12分。8分と10分でベルが鳴るので、9分程度を目処に 練習しておくと良い。


その他

 APSは2006年から予稿集がCD-ROM配布になった。以前のような紙媒体も 購入できるが50$とやや高額。行きたいセッションの予稿は前もって印刷しておくと良い。

 2006年だけかも知れないが、会場で無線LANが無料公開されている。 昼などには混んでやや遅くなるが便利。

旅行全般

 テロの影響もあり、入国審査が厳しくなった。入国時に目的を聞かれるので 「American Phisical SocietyのAnnual Meetingに参加する」などと言う。すると、 「Invitation Letterは持っているか」と聞かれる場合があるので、 Registration の情報を印刷した紙を見せよう。Meetingの場所なども 覚えておく。

 アメリカで困るのがチップ。いろんなところでチップが必要になる。 チップが必要になるのは基本的に、サービスをうけた場合。 したがって、ファーストフード等、セルフサービス系の店では必要がない。 レストランでは、テーブル清算が基本。サービス料込みと書いてなければ 清算を終えて、おつりが帰ってきたときにチップをテーブルに残して 立ち去るようにする。だいたい総額の15%が相場だが、大人数で行ったときには すこし大目(20%程度)払うと良い。 ちなみに、レストランなんかで税金が8%かかっており、それがレシートに 書いてあるので、TAXの倍、というのが分かりやすい目安(州によってTaxが違うので注意)。

 ホテルのベッドメイクにチップを払う場合は、出かける際に 毎日ベッドのサイドテーブルにチップを置いておく。1$〜2$が相場。

 ホテルと空港を結ぶシャトルバスなどに乗った場合、 荷物を運んでもらったりしたら、1$〜2$払う。

 APSが押さえているようなホテルでは、普通Wayportによるインターネットが使える。 机の上に線が来ているので、有線もしくは無線でWayportにつなげて、 まずはブラウザを立ち上げる。するとWayportのサイトが表示されて 一日 9.95$とか出てくるので、必要な日数だけ購入する。支払いは ホテルの代金に組み込まれる。一日分購入すれば次の日の午後3時まで使える。 複数日購入しても割引などはないので、一日ずつ買えばよいと思う。 2006年からは会場で無料LANサービスが使えたので、あまり必要なくなった。


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